جستجو و جایگزینی در ورد
خوش اومدین به نهمین جلسه از دوره آموزشی نرم افزار ورد. در این جلسه قصد دارم در مورد موضوع جستجو و جایگزینی صحبت کنیم. گاهی پیش میاد که میخوایم به دنبال یه متنی بگردیم. البته این ساده ترین تعریف از جستجو هست، چراکه نرم افزار ورد، امکانات فوق العاده ای رو برای جستجو و همچنین جایگزینی در اختیارمون قرار میده که جستجو و جایگزینی متن سادهترین اونهاست. برای آشنایی و یادگیری این موضوع با همدیه میریم به سراغ نرم افزار ورد.
جستجو در ورد
فرض کنید یک فایل هزار صفحه ای دارید و قرار است که کلمه تهران رو تو این متن پیدا کنید. پیدا کردن یه کلمه خاص در یک فایل هزار صفحه ای مثل پیدا کردن سوزن توی انبار کاه هست. اینجاست که ضررت ابزار جستجو رو بهتر درک میکنیم. ورد دو تا راه جستجو در اختیارمون قرار داده. اولی رو میتونیم تو Navigation بهش دسترسی داشته باشیم که در تصویر زیر میتونید اون رو ببینید و ورد با اسم Find اون رو معرفی کرده و یه بخش پیشرفته تر داریم که بصورت یه باکس روی صفحه ظاهر میشه و ورد اون رو به اسم Advanced Find معرفی کرده. خب همونطور که از اسمشون هم پیداست اولی برای کارهای سریع و جستجو ساده متن استفاده میشه و همیشه میتونه دم دستمون هم باشه و دومی برای جستجوی پیشرفته مورد استفاده قرار میگیره. توی ادامه این پست با هر دوی اینها آشنا میشیم.
ابزار Find در Navigation ورد
همونطور که تو تصویر بالا میبینید یک کادر در سمت چپ نرم افزار باز شده که توی اون امکان جستجو برای ما مهیا شده است. برای فعال کردن Navigation باید روی آیکون Find در تب Home کلیک کنیم(بخش قرمز رنگ مشخص شده در تصویر بالا) به این ترتیب Navigation در اختیار ما قرار میگیره. زمانی که عبارتی را در کادر Search document وارد کنیم، ورد داخل فایل ما به دنبال عبارت وارد شده میگرده و نتایج را توی این همین قسمت به ما نمایش میدهد. به عنوان مثال من کلمه “مفهوم” رو در متن خودم سرچ کردم و نتیجه زیر رو دریافت کردم:
همونطور که توی تصویر بالا میبینید عبارت “مفهوم” دو بار در متن من تکرار شده بود که با کلیک روی هر کدوم از نتایج در Navigation مکان نما به اون نتیجه منتقل میشه. ما از این ابزار میتونیم برای جستجوی ساده متن استفاده کنیم و دسترسی به نتایج هم برامون خیلی راحت هست.
جستجوی پیشرفته در ورد
گاهی ممکنه ما نیاز به جستجوی پیشرفته داشته باشیم. برای این کار باید دوباره به سراغ آیکون Find در تب Home بریم و این بار روی فلش کوچک کنار Find کلیک کنیم تا منوی مربوطه باز بشه. از منو باز شده گزینه Advanced Find رو انتخاب میکنیم و میتونیم به جستجوی یشرفته دسترسی داشته باشیم. به این ترتیب یه جعبه مشابه تصویر زیر روی صفحه باز میشه.
خب همونطور که میبینید این پنجره شامل 3 تب هست. تب Find که در تصویر بالا فعال هست. تب Replace و تب Go To
در تب Find تنها یه باکس ورودی قرار دارد که میتوانیم همانند همان بخش Find در Navigation متن موردنظرمون رو اونجا وارد کنیم. اما ما برای امکانات بیشتر به سراغ ابزار Advanced Find اومدیم. برای دسترسی به ابزار بیشتر و پیشرفته تر باید روی عبارت <<More کلیک کنیم. با این کار پنجره Find and Replace به شکل زیر تغییر میکنه:
با هرکدوم از این موارد میتونیم جستجوی خودمون رو محدودتر کنیم. به عنوان مثال در جستجوی انگلیسی کوچک یا بزرگ بودن کاراکترها برای جستجو درنظر گرفته نمیشه ولی اگه شما قصد داشته باشید که بزرگی یا کوچکی کاراکترهای شما مطابق با عبارت جستجو شده باشه میتونیداگر تیک گزینه Match case رو بزنید. توی این وضعیت اگه نتیجه ای مطابق عبارت موردجستجو شما باشه ولی از لحاظ بزرگ و کوچک بودن حروف مطابقت نداشته باشه رو، ورد دیگه بهتون نشون نمیده. اجازه بدید یه مثال عملی بزنیم:
شما عبارت MrEbi رو توی کادر جستجو وارد میکنید و بدون اینکه تیک Match case رو بزنید عملیات جستجو رو آغاز میکنید(روی گزینه Find Next کلیک میکنید) در این حالت عبارتهای MREBI و mrebi و امثال اینها که از لحاظ بزرگ و کوچک بودن حروف با هم متفاوت هستند، جزو نتایج جستجو قرار میگیرند ولی اگر تیک گزینه Match case رو بزنیم دیگه این عبارتها رو توی نتیجه جستجو بهمون نشون نمیده و فقط و فقط عبارتهایی که دقیقا بصورت MrEbi نوشته شدن رو بهمون نشون میده.
به همین ترتیب بقیه گزینه ها هم جستجوی ما رو دقیقتر میکنند و به نوعی نتایج جستجو فیلتر میشه.
ما مثالهای متنوعی رو با استفاده از این موارد در ویدیو این کلاس آوردیم که میتونید از در ویدیو مشاهده کنید.
همینطور میتونیم جستجومون رو با استفاده از مواردی که در منو Format و Special قرار داره هم محدودتر کنیم. به عنوان مثال اگر قصد دارید که کلمه MrEbi که با فونت سایز 16 هست رو پیدا کنید میتونید از مانند تصویر زیر از منوی Format گزینه Font رو انتخاب کنید و در کادر باز شده Font Size رو روی 16 تنظیم کنید. به این ترتیب اگه این کلمه با فونت سایزی غیر از 16 در فایل موجود باشه، جزو نتایج نمایش داده نمیشه.
اگه دقت بکنید داخل منو Format به غیر از Font گزینه های دیگری هم هستند که به ما کمک میکنند به نتیجه موردنظرمون برسیم. توی جلسه قبلی با Paragraph هم آشنا شدیم. از طریق این بخش هم میتونید خصوصیات پاراگرافی که مدنظرمون هست رو هم قرار بدیم.
به این ترتیب ما میتونیم خیلی راحت نتیجه جستجوی خودمون رو محدودتر کنیم.
کاراکترهای ویژه در جستجو
در کنار Format یک منوی دیگر هم به اسم Special قرار داره. این منو به ما این امکان رو میده که از یک سری کاراکترهایی که هنگام کار با ورد دیده نمیشن استفاده کنیم. این کاراکترها، کاراکترهای ویژه هستند. مثل جایی که از دکمه Enter استفاده کردیم. ما نمیتونیم داخل باکس جستجو بصورت مستقیم اینرا بنویسیم و جستجو کنیم. پس ناگزیریم از این بخش استفاده کنیم.
همونطور که توی تصویر بالا میبینید، ما میتونیم هر کدوم از این کاراکترهای ویژه رو انتخاب کنیم و به دنبال اون کاراکتر توی پروژه خودمون بگردیم. به عنوان مثال اگه قصد داشته باشم به دنبال مکانی که دکمه Enter خرده شده و پاراگراف تمام میشه رو پیدا کنم میتونم از اولین گزینه این لیست استفاده کنم. زمانی که ما عبارت Paragraph Mark رو انتخاب کنیم در جعبه جستجو عبارت p^ درج میشه. با جستجوی این عبارت، ورد به دنبال کاراکتر مخصوص پاراگراف توی فایل ما میگرده. اگه داخل متن ما عینا عبارت p^ نوشته شده باشه، از اون صرفنظر میکنه. چون این ورد متوجه هست که داره دنبال یه کاراکتر ویژه میگرده و نه یه متن معمولی. توضیحات بیشتر این موضوع رو میتونید توی ویدیوی این درس دنبال کنید.
حالا فرض کنید من دنبال کلمه “دارد” میگردم. کلمه موردنظر من انتهای یک پاراگراف قرار داره. پس میتونیم همانند شکل زیر در کادر جستجو بنویسم:
همونطور که توی تصویر بالا میبینید ما در کادر جستجو ابتدا کلمه “دارد” رو نوشتیم و بعد از اون عبارت “p^” رو قرار دادیم. ما میتونیم عبارت p^ رو به صورت دستی بنویسیم و یا از طریق همون منو Special گزینه Paragraph Mark رو انتخاب کنیم. همونطور که توی تصویر هم مشخصه کلمه دارد در انتهای پاراگراف خط اول، توسط ورد پیدا شده.
برای محدودکردن جستجوها و پیدا کردن نتیجه مطلوب مثالهای فوق العاده زیادی میشه زد که از حوصله این متن نوشتاری خارج هست ولی من سعی میکنم داخل ویدیو مثالهای کاربردی براتون بزنم که براتون مفید باشه و استفاده لازم رو ببرید.
جستجو و جایگزینی در ورد
خب تا اینجا فقط عبارتی که مدنظرمون بود رو پیدا میکردیم. اما ممکن هست ما بخوایم دنبال یه عبارتی بگردیم و اون رو با یه عبارت دیگه جایگزین کنیم. اینجاست که میتونیم از ابزار Replace که توی تبی به همین اسم توی پنجره Find and Replace قرار داره، استفاده کنیم.
برای دسترسی به این پنجره و این تب میتوانید روی گزینه Replace در انتهای تب Home کلیک کنید و یا از کلیدهای ترکیبی Ctrl+H استفاده کنید. به این ترتیب پنجره ای همانند شکل زیر مشاهده خواهید کرد:
همونطور که میبینید این تب از باکس Fnd and Replace دقیقا شبیه تب Find هست با این تفاوت که دو بخش ورودی در اختیار ما قرار داره. در کادر بالا به دنبال یک عبارت میگردیم و در کادر پایین مشخص میکنیم که قرار است با چه چیزی جایگزین شود. به مثال زیر دقت کنید:
میخواهیم به دنبال عبارت “دارد” بگردیم پس در Find what این عبارت را قرار میدهیم و قصد داریم که این عبارت را با “ندارد” جایگزین کنیم. بنابراین این عبارت را هم در Replace with قرار میدیم . با کلیک روی دکمه Find Next “دارد” بعدی در پرونده پیدا میشود. با استفاده از دکمه Replace میتوانیم جایگزینی را برای موردی که پیدا شده اعمال کنیم و با کلیک روی Replace All میتوانیم تمامی عبارتهای “دارد” داخل فایل را با عبارت “ندارد” جایگزین کنیم.
بنابراین به همین راحتی و با سرعت میتوانیم جستجو و جایگزینی را در ورد انجام دهیم. اگر روی دکمه <<More کلیک کنیم همان تنظیمات تب Find در اختیارمون قرار میگیره. حالا اگر بخواهیم خصوصیات موردنظر که در بخش More اضافه میکنیم به قسمت جستجو تعلق بگیره، ابتدا باکس Find whatرا فعال میکنیم و بعد تنظیمات را انجام میدهیم و اگر بخواهیم روی عبارت جایگزین تنظیمات مدنظرمون اعمال بشه ابتدا روی Replace with کلیک میکنیم و بعد تنظیمات را وارد میکنیم.
اگه یکم پیچیده شد، نترسید مثال زیر رو ببینید:
همینطور که در تصویر بالا مشخص هست ما میخواهیم کلمه “دارد” که فونت سایز آن 11 است را با کلمه “ندارد” با فونت سایز 13 جایگزین کنیم. اگر روی گزینه Replace All کلیک کنیم تمامی “دارد”ها با فونت سایز 11 به “ندارد” با فونت سایز 13 تبدیل میشه.
نکته مهم اینه که زمانی که میخوایم از Format و Special و همچنین گزینه هایی که امکان تیک زدن دارند و وسط پنجره مشخص هستند، استفاده کنیم باید دقت کنیم که مکان نما در کدام باکس ورودی قرار دارد. چونگه تنظیمات ما برای همون بخشی اعمال میشه که مکان نما توش قرار داره.
تمامی امکانات More مثل تب Find هست و هیچ فرقی نمیکنه. مهم این هست که مکان نما ما تو کدوم قسمت باشه. اگه توی Find what بود برای بخش جستجو اعمال میشه و اگه توی Replace with بود برای بخش جایگزینی اعمال میشه.
GoTo در پنجره جستجو و جایگزینی
خب تو این جلسه بصورت مفصل در مورد جستجو و جایگزینی و امکاناتی که ورد با عنوان جستجو و جایگزینی در اختیارمون قرار داده آشنا شدیم. یک تب دیگر در پنجره جستجو و جایگزینی (Find and Replace) قرار داره که من در اینجا خیلی کوتاه در موردش توضیح میدم و توی پروژه نهایی ازش بیشتر استفاده میکنیم.
همونطور که در تب های پنجره جستجو و جایگزینی میبینید یک تب به اسم Go To هم داریم زمانی که داخل این تب بشیم با تصویر زیر مواجه میشیم:
همینطور که در این تب مشاهده میکنید یک بخش در سمت چپ داریم که یکی از گزینه ها رو میتونیم انتخاب کنیم و در کادر سمت راست هم میتونیم یک عدد رو انتخاب کنیم. به عنوان مثال اگر بخواهیم به صفحه 10 فایل بریم میتونیم از بخش سمت چپ گزینه Page را انتخاب کنیم در ورودی سمت راست عدد 10 را وارد کنیم. بعد از زدن دکمه Next به این صفحه میریم. اگه روی بخش سمت چپ اسکرول کنیم گزینه هایی رو میبینیم که با توجه به نیازمون میتونیم یکی از اونها رو انتخاب کنیم. مثلا اگر بخواهیم مکان نما به جدول بعدی که در پروژه ما هست بره میتونیم از بخش سمت چپ Table رو انتخاب کنیم و داخل کادر سمت راست کاراکتر + رو قرار بدیم و Next رو بزنیم. به این ترتیب مکان نما میره به اولین جدولی که پیدا میکنه. اگه بعضی از موارد منو سمت چپ را نمیشناسید نگران نباشید،ما تا انتهای دوره با آنها آشنا میشیم.
نکته: برای دسترسی به تب Go To در Find and Relace میتونید از کلیدتابعی F5 یا کلیدهای ترکیبی Ctrl+G هم استفاده کنید.
