فهرست در ورد/ فهرست اتوماتیک در ورد
خوش اومدین به بیستمین جلسه از دوره آموزش نرم افزار ورد. امروز قرار هست که در مورد ایجاد فهرست در ورد صحبت کنیم. فهرستی برای تیترها، فهرستی برای جدول ها، فهرستی برای شکل ها و … که در زمان تغییر صفحات و حذف و اضافه شدن آیتم ها، بصورت خودکار و اتوماتیک امکان آپدیت شدن داشته باشه. ضرورت چنین امکانی در پروژه هایی با صفحات بالا بیشتر محسوس میشه. پس این جلسه رو به این موضوع مهم اختصاص میدیم و میریم سراغ بحث فهرست در ورد.
ایجاد فهرست در ورد
ما دو نوع فهرست در ورد داریم. یک فهرست که مخصوص مطالب است که با استفاده از تیترهای استفاده شده در متن، استخراج و ساخته میشود و نوع دوم فهرستی است که برای مواردی غیر از تیترها استفاده میشه. مثل فهرست جداول، فهرست تصاویر و…. ما در این بخش هر دو نوع فهرست را به طور کامل شرح میدیم.
ایجاد فهرست مطالب در ورد
نرم افزار ورد این امکان رو برای ما مهیا کرده که بتونیم به راحتی فهرستی از محتوای موردنظرمون استخراج کنیم. این فهرست قابلیت آپدیت صفحات و آیتم ها رو داره. برای ایجاد یه فهرست مطالب، یک پیش نیاز لازم هست و اون هم استفاده از هدینگ ها در متن. ما قبلا در جلسه استایل بندی در ورد با این موضوع به طور کامل آشنا شدیم و با Heading ها و نحوه استفاده از اونها آشنا شدیم. حالا میتونیم از هدینگ هایی که توی پروژه استفاده کردیم، یه فهرست مطالب استخراج کنیم.
با فرض اینکه ما تیترهای متن خودمون رو با هدینگ های 1 تا 9 (یا حتی یکی از این هدینگ ها) بصورت منظم استایل بندی کردیم، استخراج فهرست بسیار بسیار آسان است. در این حالت کافیست که به تب References بریم و روی اولین گزینه این تب یعنی Table of Contents کلیک کنیم. با این کار منویی مربوطه باز میشه و ما میتونیم از قالب های آماده فهرست، یکی رو انتخاب کنیم و به پروژه اضافه کنیم. تصویر زیر را ببینید:
این نمونه ها تفاوت خاصی با یکدیگر ندارند و همه آنها فهرست مطالب رو درج میکنن. تنها تفاوتشون توی استایل اونهاست که این امکان برای ما وجود داره که استایل موردنظر خودمون رو به فهرست مطالب بدیم. اگه این نمونه ها نیازتون رو برآورده میکنه، فهرست موردنظرتون رو انتخاب کنید تا به پروژه اضافه بشه در غیر اینصورت میتونید یه فهرست مطالب اختصاصی بسازی. برای این کار کافیه از منوی باز شده روی گزینه Custom Table of Contents کلیک کنیم تا وارد صفحه زیر بشیم.
توی این پنجره دو تا پیش نمایش داریم. سمت راستی پیش نمایش وب هست که ما اینجاباهاش کاری نداریم و سمت چپی پیش نمایش حالت چاپ هست که مورد استفاده ماست.
به قسمت به اسم Show levels داریم که در تصویر بالا مقدار 3 رو گرفته. توی حالت پیشفرض 9 تا لول داریم که ما میتونیم به مقدار دلخواه خودمون از این 9 لول نمایش بدیم تو پروژه. هر لول هم میتونه تعدادی استایل رو تو خودش داشته باشه. حالا چجوری این لول ها رو بسازیم و مرتب کنیم؟ باید بریم سراغ دکمه Options. روی دکمه Options کلیک کنید تا پنجره زیر براتون باز بشه.
در این پنجره در حالت پیشفرض سه هدینگ 1و2و3 به ترتیب لول های 1و2و3 رو دارند. به تصویر قبلی نگاه کنید هر کدام از اینها در یک سطح جداگانه قرار دارند. حالا اگه بخوایم یه استایلی رو در سطح 1و2و3 اضافه کنیم کافیه تو این قسمت عدد سطح یا لول مدنظر خودمون رو جلوش بنویسیم. ما میتونیم چند استایل رو به طور همزمان تو یه لول قرار بدیم. بصورت پیشفرض هر لول یا سطح موقع نمایش، مقداری تورفتگی داره که نشون دهنده سطح لول هست. این موضوع رو توی ویدیوی این پست کامل توضیح دادم.
پس از اعمال تغییرات پنجره ها رو با زدن دکمه OK ببندید تا فهرست مطالب ما همانند تصویر زیر به پروژه اضافه بشه.
همونطور که میبینید هدینگ های 1 و 2 و 3 که ما در پروژه داشتیم همراه با شماره صفحات در قالب یک فهرست استخراج شده. ما میتونیم مقدار Table of Contents رو به فارسی بنویسیم و همچنین استایل دلخواه خودمن رو برای هر سطر قرار بدیم.
بروزرسانی فهرست مطالب در ورد
همانطور که توی تصویر زیر میبینید زمانی که مکان نما را داخل فهرست قرار دهیم، یک کادر دور فهرست نمایش داده میشه و تعداد آیکون هم در گوشه بالا در دسترس هست. یکی از این آیکون ها همانطور که در تصویر معلوم هست، گزینه Update table است. با کلیک روی این گزینه پنجره Update Table of Contents باز میشه.
شما میتونید نجره Update Table of Contents که با کلیک روی Update table باز شده رو در تصویرپایین ببینید.
اگر قصد دارید فقط شماره صفحات بروزرسانی بشه گزینه اول Update page numbers only رو انتخاب کنید و OK را بزنید.
اگر تیترهای جدیدی به پروژه شما اضافه شده و قصد دارید اونها رو هم به فهرست اضافه کنید گزینه Update entire table رو انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
به این ترتیب میتونید فهرست مطالب خودتون رو بروزرسانی کنید.
حذف فهرست مطالب در ورد
برای حذف یک فهرست کافیست زمانی که در حالت انتخاب است، روی منوی گوشه بالای فهرست (کنار سه نقطه) کلیک کنیم و گزینه Remove Table of Contents رو انتخاب کنیم.
ایجاد فهرست جدول، فهرست تصویر و… در ورد
ما در بخش قبلی موفق شدیم که فهرست مطالب رو با استفاده از هدینگ ها و استایل های موجود در پروژه خودمون ایجاد کنیم. در این بخش میخوایم فهرستی از اشیاء موجود در پروژه استخراج کنیم. جدول، تصویر، نمودار و… فرقی نداره. ما با این روش برای همه اونها میتونیم فهرست ایجاد کنیم. فقط کافیه که از Captionها استفاده کنیم. در این قسمت با این موضوع آشنا میشیم.
فرض میکنیم که میخواهیم برای تصاویر موجود در پروژه خودمون فهرست تصاویر ایجاد کنیم. برای این کار برای هر تصویر باید یه Caption ایجاد کنیم. برای ایجاد کپشن مراحل زیر رو دنبال میکنیم.
- زمانی که روی تصویرموردنظرمون هستیم، به تب References میریم و روی گزینه Insert Caption (در تصویر زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده) کلیک میکنیم.
- پنجره Caption باز میشه. در بخش اول کپشن که میتونه نام یا توضیحات عکس باشه رو وارد میکنیم(این توضیحات میتونه توی فهرست تصاویر درج بشه
- با توجه به اینکه قبل از کلیک روی Insert Caption تصویر رو انتخاب کرده بودیم Label روی شکل تنظیم شده. در صورت لزوم میتونیم تغییر بدیم و یکی از گزینه های معادله یا جدول رو انتخاب کنیم. اگه Label خاصی مدنظرمون هست میتونیم با استفاده از دکمه New Label یه برچسب جدید ایجاد کنیم.
- اگر تصویر رو انتخاب کرده باشیم و بعد وارد این پنجره بشیم میتونیم در بخش Position جایگاه کپشن رو در بالا یا پایین تصویر تعیین کنیم.
- روی OK کلیک میکنیم تا پنجره Caption بسته بشه و کپشن مورد نظر به پروژه اضافه بشه.
برای هر تصویری که مایل هستیم در فهرست تصاویر درج بشه همین مراحل رو انجام میدیم.
بعد از اینکه برای همه تصاویرمون کپشن قراردادیم کافیه که به سراغ تب References بریم و از بخش Captions روی گزینه Insert Table of Figures کلیک میکنیم. با اینکار پنجره زیر باز میشه و ما میتونیم از این طریق فهرست رو استخراج کنیم.
همینطور که میبینید این پنجره بسیار شبیه به پنجره Table of Contents هست با این تفاوت که بجای اینکه از هدینگ ها استفاده کنه از کپشن ها استفاده میکنه و فهرست رو میسازه. پس از اینکه Caption label مورد نظرمون (که در این مثال شکل هست) رو انتخاب کردیم روی دکمه OK کلیک میکنیم تا همانند تصویر زیر فهرست تصاویر برای ما استخراج بشه.
در این مثال ما فهرستی برای تصاویر ایجاد کردیم. با استفاده از این تکنیک میتونیم فهرست های اختصاصی خودمون رو با هر موضوعیتی ایجاد کنیم.
بروزرسانی فهرست ایجاد شده با Caption در ورد
برای بروزرسانی دو راه پیش رو داریم. روش اول اینکه روی فهرست خودمون راست کلیک کنیم و روی گزینه UpdateField کلیک کنیم و یا بعد از اینکه مکان نما را روی جدول قرار دادیم به تب References بریم و از بخش Captions روی گزینه Update Table کلیک کنیم.
با استفاده از هر روش نهایتا پنجره ای پنجره زیر برامون باز میشه که میتونیم با انتخاب گزینه Update Page numbes only فقط شماره صفحات رو بروزرسانی کنیم و اگر عکس جدیدی به پروژه اضافه کرده بودیم و میخواستیم در فهرست اضافه شودف با انتخاب گزینه update entire table گزینه های جدید را هم به جدول اضافه کنیم.
حذف فهرست ایجاد شده با Caption در ورد
برای حذف اینگونه فهرست ها مثل متن معمولی با آنها برخورد میکنیم و با انتخاب کل فهرست میتونیم اقدام به حذف فهرست خودمون بکنیم.
انتقال سریع به آیتم های فهرست در ورد
یکی از امکاناتی که فهرست های هوشمند ورد در اختیارمون قرار میدن اینه که اگه کلید Ctrl رو پایین نگه داریم و روی هر فیلدی از فهرست کلیک کنیم، مکان نما به اون مورد در متن اصلی میره و ما میتونیم به راحتی به اون بخش دسترسی پیدا کنیم.
